Lección 7: Ejecución de los procesos de negocio modelados con BPMN

Tutoriales sobre Gestion de Procesos BPM Gestion de Procesos o BPM: tutoriales, noticias, trucos, consejos y todo sobre Gestion de Procesos en español

 

Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas

Lección 2 – Eventos y Compuertas

Lección 3 – Pools, Carriles y Tareas

Lección 4 – Subprocesos

Lección 5 – Mensajes

Lección 6 – Artefactos y Objetos de Datos

Hoy veremos como se ejecutan los procesos modelados con BPMN.

El objetivo principal de BPMN es ofrecer una notación que sea comprensible para todas las partes interesadas de negocio, tanto para los analistas que crean los procesos cuanto para los gerentes que monitorean y controlan dichos procesos.

Modelos de procesos son una potente herramienta de análisis de negocio, porque muestran toda la estructura y dinámica de la compañía. Eso contribuye mucho a la transparencia del trabajo y es muy importante para la reingeniería de procesos.

Habitualmente, empresas describen sus procesos de negocio con el fin de aumentar las ganancias. Cuando los procesos están descritos, los empleados tienen una imagen completa de como funciona la empresa. La empresa hasta puede recibir un certificado de gestión de calidad si eso fue su objetivo principal.

Luego surge la pregunta: ¿y ahora que?

Describir los procesos es una cosa y es otra cosa trabajar en acuerdo con ellos, tratando de mantenerlos siempre actualizados. Muchas veces las empresas paran al describir los procesos ya satisfechas con aquella pequeña ventaja competitiva que han podido ganar.

Sin embargo, los que piensan en el futuro de su negocio prefieren ir más adelante y tratan de descubrir como un proceso descrito puede ser de más beneficio.

Muchos comerciantes piensan que el modelado de los procesos puede resolver todos sus problemas empresariales, pero están equivocados. Describir los procesos aporta mucho, pero no es una solución mágica.

Lo que de verdad funciona es el enfoque integral donde la descripción de los procesos de negocio juega un papel importante.

Consideramos el concepto de la madurez de los procesos de negocio, que muestra hasta que nivel un proceso está manejable y previsible.

Existen cinco niveles de la madurez de los procesos de negocio:

Con cada nivel, la empresa se vuelve más capaz de hacer frente a la competencia, reaccionar a los requierimientos del mercado y utilizar los recursos de forma más racional. Los procesos descritos y definidos llevan la empresa a Nivel 3. Para ir más adelante hay que automatizar el workflow – los procesos de negocio, gestión de documentos y etc.

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Fig. 35. Escala de madurez de un proceso ne negocio

Los sistemas BPM resultan ser muy efectivos en cuanto a automatización de los procesos de negocio. Le permiten cargar un modelo del proceso en el sistema con gastos relativamente bajos y casí sin programación. Luego usted puede crear modelos de datos, formularios, añadir participantes, reglas y hacer conexiones con otras herramientas TI de su compañía.

A resultas tiene una solución que le permite monitorear, analizar y manejar los procesos de negocio en su compañía. El wokflow y el flujo de información están dirigidos y automatizados teniendo en cuenta cada proceso y cada tarea.

Veremos como un proceso sencillo, “Aprobación de factura”, se ejecuta en ELMA BPM.

El flujo del proceso puede ser representado en el siguiente diagrama:

Fig. 36. Diagrama del proceso “Aprobación de factura”

El proceso puede ser iniciado por cualquier empleado. En ELMA, para añadir una factura al sistema hay que llenar un formulario especial, especificando el nombre de la factura, el contratante (la empresa que emitió la factura) y el lugar de almacenamiento en el sistema. Los empleados solo tienen que introducir estos datos y subir la factura.

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Fig. 37. Formulario de creación de factura

Con un formulario predefinido es muy fácil introducir datos y almacenar la información en el sistema.

El estatus del documento se maneja automáticamente por el sistema. Cuando el director comercial recibe la factura para revisarla, su estatus se cambia a “Esperando aprobación”, y el director comercial está asignado con la tarea de “Aprobar o rechazar la factura”.

Fig.38. Mapa del proceso durante la ejecución de tarea

Notas:

– En ELMA, el mapa de proceso muestra el progreso del mismo proceso, marcando la actividad que se esté cumpliendo en el momento.

– Las actividades relacionadas a manejo de documentos son de color azul.

– ELMA tiene una capacidad muy útil – notificación de empleados. Cuando la factura está aprobada o rechazada (con la causa de rechazo especificada), ELMA envía un mensaje correspondiente. Así los empleados no tienen que perder tiempo averiguando si ya está aprobada la factura.

– Las actividades relacionadas a manejo de documentos son de color azul.

– ELMA tiene una capacidad muy útil – notificación de empleados. Cuando la factura está aprobada o rechazada (con la causa de rechazo especificada), ELMA envía un mensaje correspondiente. Así los empleados no tienen que perder tiempo averiguando si ya está aprobada la factura.

Todos los procesos donde usted participa como iniciador, participante o responsable están mostrados en el Monitorizar de Procesos. En está sección se crea un informe para cada tipo de proceso, mostrando toda la información sobre las instancias: el estatus, el responsable, las tareas actuales, fecha de inicio y de fin.

Fig. 39. Monitorizar de Procesos

El Monitorizar de Procesos muestra todos los procesos y tareas actuales, cumplidos e interrumpidos. Los estatus señalan si el proceso se está atrasando y le permiten reaccionar e intervenir a tiempo adecuado.

Si se cambia alguna condición interna o externa, los procesos también tienen que cambiarse. Habitualmente, eso se hace a mano: se revisa el proceso y luego se introducen los cambios.

Por lo general, los programadores están a cargo de manejar y actualizar los procesos, pero sus ideas no siempre coinciden con las necesidades del negocio.

A resultas, aparecen muchas contradicciones que forman la brecha entre el negocio y TI.

Un sistema BPM permite al usuario de negocio manejar y actualizar los procesos de negocio por si mismo, aportando a un proceso más efectivo y exitoso.

En ELMA, a cada proceso está asignada una persona responsable. Por ejemplo, el director de RH es responsable por los procesos de RH. Sin embargo, cualquier empleado que participa en el proceso puede contribuir a su mejoramiento: si tiene ideas de como mejorar el proceso, puede comunicarlas al dueño del proceso.

Fig.40. Mejoramiento de proceso en ELMA

Según el ciclo de Deming (Plan-Do-Check-Act, planificar-hacer-verificar-actuar) el modelo más sencillo para mejoramiento consiste de cuatro pasos:

Fig.41. Ciclo de Deming en BPM

Resumiendo, BPMN le permite modelar un proceso ejecutable. El concepto de proceso ejecutable es como sigue: primero, hay que dibujar el diagrama, luego el proceso se ejecuta según este diagrama. Los procesos descritos con BPMN y automatizados en los sistemas BPM se manejan desde el modelado hasta su ejecución, lo que facilita mucho a la mejora continua.

En esta lección hemos revisado los primeros dos pasos del ciclo de Deming, modelado y ejecución de un proceso.

En la siguiente lección veremos en más detalles el control y mejoramiento de los procesos de negocio a través de un sistema BPM.

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