Forma Inteligente de Automatizar la Gestión de Proyectos

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El éxito de cada proyecto depende de muchos aspectos: claridad de metas y objetivos, control del alcance del proyecto, recursos, cronograma, calidad y riesgos.

Para gestionar varios proyectos a un mismo tiempo, ya no basta con un sistema de gestión de proyectos regular, porque no tiene capacidades requeridas. Desarrollar y personalizarlo es demasiado costoso y requiere mucho tiempo. Mientras tanto, una solución basada en procesos de negocio puede ser de gran ayuda: permite automatizar los procesos de rutina y dedicar más tiempo a las tareas complejas y significantes.

Para entrar a un nuevo nivel de gestión donde se pueda unificar todos los proyectos en un procedimiento, se necesita un sistema especializado. La aplicación ELMA Projects+ siendo parte del sistema ELMA BPM emplea el enfoque basado en procesos a la gestión de proyectos.

ELMA Projects+ es una aplicación repleta de funciones para gestionar proyectos y recursos (temporales, financieros y humanos), y organizar la comunicación dentro del proyecto. Permite definir los procedimientos típicos de cada proyecto y acelerar su ejecución de manera más eficiente.

Para explicar como funciona, hay que destacar algunas características de la gestión de proyectos.

Cada proyecto pasa por varias fases, cada una de las cuales aporta al resultado final. Las fases forman el ciclo de vida del proyecto, y pueden ser divididas en etapas.

Cuando se cumplen ciertos proceses de negocio, se actualizan las etapas. Para obtener la información completa sobre el estatus corriente del proyecto, un Supervisor solo tiene que comprobar su etapa. Las transiciones entre etapas pueden ser activas, es decir, que al momento de que se progresa la etapa, se inicia un correspondiente proceso de negocio.

Fig. 1. Proceso “Solicitud de horas extras”

A pesar de que cada proyecto es único, siempre existen estructuras, procesos o hasta cadenas de procesos repetitivos. Por ejemplo, cuando se abre una nueva tienda que pertenece a una cadena de tiendas, todas las etapas se repetirán muchas veces, desde aprovisionamiento hasta la venta al cliente. Usted puede usar las estructuras y elementos repetidos para su beneficio.

La aplicación Projects+ permite configurar plantillas ajustables para tales procesos típicos. Tiene que configurar las plantillas una sola vez y luego los ejecutores podrán trabajar más rápido y con menos errores, guiándose por la secuencia establecida de tareas.

Al crear un proyecto a través de plantilla, automáticamente se genera el plan del proyecto, el presupuesto, los roles, la estructura de documentos ajustados a las características de este mismo proyecto.

Fig. 2. Plantilla de proyecto en la aplicación Projects+

En ELMA, este concepto se llama Cadena de Proyectos. Dentro de este concepto, no hay que crear cada proceso típico desde cero. El uso de procesos de negocio permite gestionar los proyectos de una forma parecida a una línea de producción.

Por ejemplo, la aprobación del presupuesto es una operación típica de cada proyecto. Cada vez, las mismas personas cumplen acciones similares, tales como rechazar o aprobar el presupuesto. Si no está formalizado, este proceso puede tardar mucho tiempo y ser bastante confuso. Pero se puede crear un proceso de negocio ejecutable que va a definir todas las responsabilidades e indicar los pasos a seguir. Después, la aprobación del presupuesto siempre se ejecutará en acuerdo con este escenario definido y seguro.

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Fig. 3 Lista de de tareas en ELMA

La aplicación Projects+ siempre le avisa si algo va mal en el proyecto, por ejemplo, si no se alcanzan los valores de destino. Así, usted puede reaccionar rápidamente y evitar las consecuencias negativas.

Con el concepto de cadena de proyectos, siempre se puede saber y monitorizar la etapa actual del proyecto. A resultas, usted tiene una imágen completa de como está funcionando la empresa.

La cadena de proyectos se parece a una línea de producción real, y de misma manera señala si hay cualesquiera problemas: si en algunas etapas se acumulan muchas tareas, entonces los proyectos tienen cuellos de botella. Esto puede provocar un paro, o al revés, una sobrecarga de trabajo. Usted puede enfocarse en este asunto, identificar las causas y encontrar una solución adecuada.

Fig. 4. Cadena de proyectos

Cuando el equipo dispone de toda la información sobre el proyecto acumulada en un solo espacio, le resulta más fácil tomar decisiones y planificar el trabajo.

En ELMA Projects+, el Jefe de Proyecto siempre tiene acceso a la lista de todos los miembros, calendario, tareas, mensajes, riesgos, presupuesto y documentos del proyecto. Los miembros del equipo de proyecto siempre tienen un entendimiento general de la situación, y en caso de cualesquiera cambios ELMA les avisa.

Fig. 5. Página de proyecto en la aplicación Projects+

Un proyecto se cierre en la fase de finalización. Durante esta fase, se liberan los recursos asociados al proyecto, se preparan los informes y calculan los gastos.

Además, se evalúa la experiencia obtenida durante el proyecto. Es muy importante analizar los errores que puedieran surgir durante el proyecto, porque así se puede evitarlos en el futuro. Los procesos de negocio permiten compartir esta información con todos los departamentos interesados.

Cada empresa de gestión de proyectos utiliza ciertos procedimientos estandarizados en sus proyectos típicos. Pueden abordar etapas completas del proyecto o simplemente ser de ayuda, por ejemplo, solicitud de horas extras y manejo de accidentes.

Para automatizar estos procedimientos hay que describirlos como procesos de negocio.

Un proyecto puede aprovechar de las ideas que los empleados aportan sobre la mejora de los procesos. Las configuraciones de ELMA son muy flexibles, usted puede ajustar los procesos de inmediato y ver como los cambios funcionan en práctica.

Una vez introducidos los cambios, ELMA avisa a todos los usuarios que participan en el proceso, para que puedan cumplir sus tareas con mejor resultado. Este enfoque ofrece capacidades ilimitadas para el modelado y mejoramiento de procesos.

Fig. 6. Mejoramiento de proceso de negocio

Si el sistema que la empresa utiliza permite mejorar los procesos de negocio, puede influir a los resultados de proyectos en cualquiera etapa.

A pesar de que la meta de todo proyecto es alcanzar un resultado único, los proyectos de una empresa comparten ciertos procedimientos o hasta fases completas.

En ELMA, tales procedimientos comunes se implementan mediante procesos de negocio. Este enfoque ha demostrado ser muy eficiente. Reduce el tiempo que los empleados necesitan para ejecutar sus tareas, además, la interfaz de ELMA es muy fácil de usar y hasta los empleados con poca experiencia lo operan sin ningún problema.

De tal forma, la gestión de proyectos se automatiza, las tareas se ejecutan de manera bien organizada y los gerentes siempre se mantienen informados sobre el progreso actual.





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