Lección 3: Personalización de proceso de negocio con elementos BPMN: Pools, Carriles y Tareas

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Lección 1 – Evento de Inicio, Evento de Fin, Tareas

Lección 2 – Eventos y Compuertas

La tercera lección del nuestro tutorial de BPMN aborda a los Pools y Carriles. También cubre en más detalle la Tarea, un elemento que ya hemos visto en la Lección 1.

BPMN usa los Pools y Carriles para demostrar como interactúan los participantes de un proceso de negocio. Habitualmente, en los sistemas BPM, un Pool se define como un contenedor del proceso que representa todas las actividades y ejecutores.

Habitualmente los Carriles representan roles de negocio internos dentro de un proceso y especifican las responsabilidades de cada participante (por ejemplo, del director financiero, gerente, contador, etc.). Un Pool puede contener varios Carriles (varios participantes de proceso)

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Fig.3. Representación gráfica de Pool y Carriles.

Un Carril es una caja rectangular que agrupa todas las actividades que un usuario debe cumplir. Los Carriles pueden ser colocados de manera vertical u horizontal.

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Fig.4. Orientación de Carriles

Si un sistema BPM describe cada proceso por separado (es decir que el diagrama de cada proceso se dibuja en una hoja separada), el Pool no se visualiza.

Fig. 5. Proceso “Registrar pedido”

Hemos expandido nuestro proceso de ejemplo (Figura 5): ahora tiene dos Carriles. Uno representa al secretario y el otro al vendedor. El secretario debe registrar el pedido hecho por cliente. Luego el flujo de proceso va al Carril del vendedor. Este Carril es de tipo dinámico – no especifica un usuario concreto sino una posición de trabajo. La compañía puede tener muchos vendedores, y cualquiera de ellos puede ser representado por el Carril “Vendedor”.

Un Carril representa las responsabilidades del participante especificado en el título del Carril. Por ejemplo, Figura 5 muestra como el flujo de secuencia va del Carril de secretario al Carril de vendedor. La tarea del primer Carril debe cumplirse por el secretario mientras que las tareas del segundo carril son para el vendedor.

El número de los Carriles que un proceso puede contener no está limitado. Esto permite incluir tantos participantes cuantos se necesita. El flujo de proceso determina la secuencia, la hora y el ejecutor de cada tarea dentro del proceso.

Ahora nos gustaría prestar más atención al elemento Tarea. Ya lo hemos visto en la Lección 1, pero nos limitamos a la Tarea de Usuario mientras que BPMN opera diferentes tipos de Tareas. Cada tipo tiene sus características propias y se identifica mediante un marcador especial colocado en el rectángulo redondeado, que es la forma común para representar las Tareas.

Tarea de Usuario es una tarea típica del flujo de trabajo ejecutada por un usuario con participación de otros usuarios o aplicaciones.

Se identifica con un icono de persona.

Fig. 5.1. Tarea de Usuario

Otro tipo de Tareas donde participan los usuarios es la Tarea Manual. De forma gráfica está representada mediante un rectángulo redondeado con un icono de mano como marcador

Fig. 5.2. Tarea Manual

La Tarea Manual es una tarea no automatizada ejecutada por un usuario y sin control de herramientas BPM.

Ilustramos este tipo de tarea con un ejemplo: realziación de una reunión.

Fig. 5.3. Tarea Manual en diagrama de proceso de negocio. codepcat.1blogs.es

La Figura 5.3 muestra en ejemplo sencillo del uso de una Tarea Manual en un proceso de negocio. Considera un proceso para realizar una reunión. Para que el ejemplo sea muy fácil, hemos incluido sólo dos participantes.

El Gerente de Marketing inicia el proceso y especifica los detalles requeridos: la fecha y la hora, el asunto y los participantes. El especialista de marketing recibe la tarea de preparar los documentos necesarios para la reunión. Luego, el Gerente realiza la reunión. Esta actividad no está automatizada, por eso en el diagrama de proceso está representada mediante una Tarea Manual. Después de la reunión, el especialista prepara un informe, y el proceso se finaliza.

BPMN también incluye Tareas que se ejecutan sin ninguna participación de usuario, por ejemplo, los Scripts. Igual a todas las tareas, un Script se representa mediante un rectángulo redondeado con su marcador propio.

Fig. 5.4. Script Task

Un Script ejecuta una actividad automatizada mediante un sistema BPMN, por ejemplo, procesa ciertos datos tales como números introducidos por usuarios. Una computadora fácilmente realiza este tipo de trabajo sin un participante humano y presenta un resultado rápido y preciso.

Sin embargo, un Script puede hacer mucho más que operaciones aritméticas. Básicamente, puede representar cualquiera actividad automatizada que se realiza mediante un sistema BPM sin participación de un usuario.

Las Figuras 5.5 y 5.6 muestran las maneras diferentes para usar un Script.

Figura 5.5 describe un proceso donde un cliente hace un pedido y el secretario lo registra. Luego, el sistema automáticamente selecciona un vendedor que esté responsable por el tipo de producto que interesa al cliente. Después, el sistema crea una tarea para el vendedor y el proceso sigue su flujo de secuencia.

Fig.5.5 Tarea de Script en diagrama de proceso de negocio

Figura 5.6 describe un proceso de recolección de horas facturables de los empleados. Primero, cada empleado recibe la tarea para entregar sus horas facturables. Luego el sistema prepara un informe resumido sobre las horas facturables de todos los empleados y lo envía al secretario para registrarlo. Después, el informe registrado se utiliza para calcular el salario de cada empleado.

Fig.5.6 Tarea de Script en diagrama de proceso de negocio

Como podría notar, las Figuras 5 y 5.5 muestran un elemento BPM que todavía no hemos estudiado. Se llama Subproceso y se representa como un rectángulo redondeado y el símbolo + en la parte inferior central. Lo veremos en más detalle en las siguientes lecciones.

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Fig. 6. Subproceso.

En esta lección hemos visto tres tipos de Tareas BPMN que se usan más a menudo. Puede leer más sobre todos los tipos de Tareas en la especificación BPMN.

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Tarea práctica

Le proponemos que haga el ejercicio siguiente para comprobar su conocimiento de BPMN. Tiene que modelar el proceso “Pedido de Vacaciones” usando los elementos BPMN que hemos estudiado en nuestras lecciones. Considere todas las condiciones y flujos del proceso posibles.

Para diseñar su proceso le ofrecemos utilizar la aplicación ELMA Designer. Puede descargar la versión demo gratuita aquí. Después de instalarla, tendrá que activar el sistema (véase ELMA quick-start manual for demo version). Al tener cualesquiera problemas con la instalación o activación del sistema, contáctenos en el siguiente correo: [email protected], y con gusto la ayudaremos.

Para comprobar su tarea puede descargar nuestra versión del diagrama de proceso.

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