¿Qué procesos se deben automatizar primeros?

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El éxito y la capacidad competitiva de la empresa dependen directamente de lo que hace para mejorar su rendimiento y reducir los costos. El mercado moderno establece condiciones estrictas para reducir los costos en todas las áreas de negocio. A menudo los propietarios de negocios y ejecutivos tienen que apretarse el cinturón. Para minimizar riesgos de cometer errores estratégicos y perder los clientes, están optando cada vez más por la automatización del trabajo de los empleados. En este caso, la automatización de procesos de negocio no sólo es una gran ventaja para los empresarios, sino también una de las principales formas de desarrollo de una empresa en el mercado moderno.

Sin embargo, es laborioso y costoso automatizar todos los procesos de negocio a la vez. En este artículo vamos a ver los procesos que deben automatizarse, y los que se pueden mejorar mediante la formación de personal, análisis constante y control por parte de ejecutivos.

Los siguientes parámetros significan que la automatización de un proceso de negocio sería beneficiosa:

Un proceso principal es una fuente de ingresos de la empresa. Tiene que funcionar como un reloj, a fin de que el cliente esté contento. La clave para aumentar la fidelización de clientes es ejecutar sus pedidos a tiempo, satisfacer sus necesidades y superar sus expectativas.

La empresa se dedica al arrendamiento de inmuebles. De vez en cuando, los clientes envían consultas sobre el mantenimiento vía correos electrónicos. Un administrador recibe las consultas, las considera, llama a los clientes, decide, quién es el responsable de responder a la consulta y la redirige a esa persona, después añade la información a un archivo de Excel … y espera hasta que el oficial responsable responda.

Por lo general, el proceso principal es un proceso integral complejo, que involucra a muchas personas. La creación de políticas de proceso permite evaluarlo desde el principio hasta el final, mientras que la automatización ofrece muchas más posibilidades.

Aquí está un ejemplo de nuestra práctica. Nos ha comunicado una empresa minorista de electrodomésticos que buscaba automatizar su negocio. El proceso principal de la empresa consistía en ventas. El proceso se iniciaba con la recepción de un pedido en el sitio web y terminaba con la estimación de los resultados financieros. El proceso involucraba a miembros de diferentes departamentos – asistentes de ventas, abogados, contadores. Los analistas de ELMA han propuesto la automatización de todo el proceso, incluyendo la integración con el sitio web para recoger los pedidos de clientes, creación de la documentación necesaria a partir de plantillas y registro de documentos en el sistema. La automatización ha permitido reducir significativamente la duración del proceso principal.

La automatización de los procesos principales asegura la transparencia y permite distinguir las responsabilidades. Por otra parte, hace más flexible el negocio, ya que los procesos se ajustan rápidamente y los ajustes se aplican de manera inmediata.

Cuando varios empleados se encargan del trabajo similar, surgen las preguntas: ¿Qué hace cada empleado? ¿De qué tareas se ocupan en particular? ¿Quién puede completar tareas urgentes? Se dice que muchos cocineros estropean el caldo, es cireto también para nuestro caso – algunas tareas pueden quedarse sin ejecutor. El trabajo desorganizado puede causar la discordia: ¿Por qué Carlos no hace nada, pero recibe el mismo sueldo que yo?

Por supuesto, un gestor experto y responsable puede resolver estos problemas, pero a medida que crece el departamento, esta tarea se vuelve más difícil. ¿Cómo puede un sistema de gestión de procesos de negocio ayudar en este caso? Hace las cosas más claras: en cualquier momento se puede comprobar en qué etapa está la tarea.

¿Qué procesos se deben automatizar primeros?

En el mapa de procesos se puede ver qué tarea está actualmente activa

Sistemas de BPM permiten evaluar la carga de trabajo de cada empleado. La forma más sencilla de analizar la carga es el informe de cumplimiento de horario. La información contenida en el informe le ayudará a optimizar el trabajo de sus empleados. Si algunos recursos están sobrecargados, se puede redistribuir las tareas de manera uniforme o en función de la experiencia de cada empleado.

Si el gerente de la empresa se enfrenta a la tarea de implementar un sistema de incentivos, la automatización puede resultar útil también. Para cada proceso se puede configurar métricas e indicadores claves de rendimiento. Sus valores se recogen y se calculan como parte del proceso. Más tarde, los valores se pueden utilizar para evaluar el rendimiento de los empleados y determinar la cantidad de bonos. En otras palabras, un sistema de BPM con un módulo de indicadores KPI permite recolectar y procesar rápidamente los indicadores y mostrarlos a los empelados interesados. Todo sobre animales: curiosidades, cuidados, tipos, trucos Todo sobre animales

El tiempo es dinero. Procesos largos hacen esperar a los clientes, lo que provoca el descontento y a veces activos congelados.

La duración de un proceso depende de los siguientes factores:

Un sistema de BPM le ayudará a identificar el cuello de botella y reasignar los recursos cambiando la dirección del proceso de negocio.

Hay dos procedimientos más exigentes: la creación de documentos y organización de las rutas de documentos (aprobación, revisión, etc.).

Normalmente, la empresa tiene formas establecidas de diferentes tipos de documentos. Un secretario, que crea un nuevo documento, para acelerar el proceso simplemente toma el memo emitido anteriormente, y cambia la información respectiva (fecha, nombres, título). Sin embargo, en este caso existe la posibilidad de un error: por ejemplo, el secretario se distrae y se olvida de cambiar la fecha.

Muchas empresas optan por los documentos electrónicos en lugar de copias impresas. En algunas empresas el traspaso de los documentos en papel al formato electrónico se paró en la etapa cuando los empleados usan correo electrónico para el envío de documentos importantes dentro de la empresa.

La automatización permite ahorrar tiempo en la elaboración de un documento y evitar errores. Se puede crear plantillas incluso para los documentos más complejos y así simplificar su uso. Para rellenar la plantilla el empleado sólo tendrá que seleccionar respectivos valores en el sistema.

Una empresa tiene el sistema de gestión de contratos bien organizada. Cada empleado sabe de que tipo de contrato él es responsable. Hay abogados que están involucrados en la preparación y negociación de contratos. Los ejecutivos deciden utilizar el correo electrónico para aprobar los documentos. Como resultado, los empleados reciben muchos correos electrónicos todos los días, y los mensajes prioritarios se pierden entre el correo regular e incluso el spam. El empleado responsable de la celebración de un contrato, tiene que recordar al abogado que prepare el contrato.

Como consecuencia, el tiempo se pierda. En este caso el sistema de gestión de documentos electrónicos es una herramienta imprescindible.

El sistema de gestión de documentos electrónicos sirve como un almacenamiento compartido para todos los documentos de la empresa, por lo tanto, no se pierda nada en los ordenadores de los empleados. Un BPM combinado con un sistema de gestión de documentos electrónicos, tal como en ELMA, permite extender el alcance de procesos de rutas simples (aprobación, revisión) y modelar las rutas de cualquier tipo en función de sus requerimientos.

Usted puede contratar a 10 analistas y van a procesar los datos usando Excel, o contratar a uno, quién va a desarrollar un algoritmo de procesamiento de datos. Cualquier lógica se puede aplicar en sistemas de BPM mediante el uso de lenguajes de programación. En ELMA, se puede describir el procesamiento de datos en C # que es un lenguaje común.

En una empresa grande el desempeño de los representantes de ventas se revisa cada tres meses. Cada representante de ventas se encarga de determinados productos, a su vez, cada producto tiene su importancia y determina la cantidad de la prima trimestral. Antes de implementar un sistema de BPM, los analistas realizaron cálculos manualmente en Excel. Después de implementar ELMA, el sistema realiza los cálculos automáticamente.

Llegamos a la conclusión que es demasiado caro pagar por el trabajo humano, mientras que una computadora puede hacer el mismo trabajo más rápido y eficiente.

Sin duda, es necesario mejorar la eficiencia del negocio, pero no se debe abordar todos los procesos a la vez. Lo importante es automatizar los procesos que son rentables, planificando y analizando minuciosamente cada paso de la implementación de procesos automatizados. La automatización tiene que ahorrar tiempo y dinero, mejorar la imagen de la empresa debido a los procesos maduros y coordinados. Recuerde que si usted planea sus acciones, tiene un buen equipo de profesionales y el software adecuado, la automatización de procesos de negocio será la principal ventaja competitiva de su empresa en el mercado.





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